Power AutomateでFormsの回答をOutlookにメール通知する機能を実装してみた

こんにちは。ウェブデベロップメント部所属の柿原と申します。

普段は、プログラマとしてコードを書いていく作業がメインとなりますが、時折別ジャンルのことに挑戦させてもらえることもあります。

今回はあるプロジェクトでmicrosoftのPower Automateに触れた際、かなりとっつきやすかったので、具体的な実装手順を通して紹介していこうと思います。

Power Automateとは

アプリケーションと連携してタスクの自動化を実行することができるサービスです。特徴としてはMicrosoft社製ということもあって他のO365アプリ(Outlook, OneDrive, MsTeams, Yammerなど)との連携が容易で、フローの数も豊富に実装されています。また、テンプレート機能でユーザの使用頻度の高いワークフローは一から組む必要がなく、設定値の調整だけですぐに実装することができます。

そして何より直感的な操作で言語の習得コストがかからず、非エンジニアでも容易にフローを構築することができます。

Power Automateで実装する『Formsの回答をOutlookにメール通知する方法』

早速上記の実装を通して使い方を紹介していこうと思います。

ちなみに上記は次のような目的で作成されたものです。

社内でFormsによるアンケートを回答したユーザにOutlookで通知し、リマインドのため自身が回答したことを記録として残したい
※ Formsの設定からユーザに回答をメールで通知することもできますが、今回紹介のためにこちら実装していきます

１．Formsでアンケートを作成する

Formsでアンケートを作成する
アンケート例

２. Power Automateでフローを作成する

次の４つのステップでフローを作成します。

１．ブラウザでPower Automateのページ(もしくはデスクトップアプリを開く)

２．「＋作成」を押下

３．「自動化したクラウドフロー」を選択

４．下記のようなフローを構成する

4-1. 「新しい応答が送信されるとき」に１．で作成したフォーム名を入力し、このフローを起動するトリガーを設定します。(フォームIDカラムをクリックした際のプルダウンから選択できます)

※ 自身の作成したForms名(今回の場合は「テスト」)がフォームIDに表示されない場合は、次の手順で作成したFormsのURLからIDを取得することもできます。

フォームIDに表示されない場合

１．FormId=以降をコピーする
２．フローのフォームIDで「カスタム値の入力」を選択。
３．1.でコピーした内容をペーストする。

4-2. 次に「応答の詳細を取得する」のフォームIDに２．で設定したフォーム名を入力し、応答IDにはそのまま応答IDを入力します。こちらでFormsの応答内容を取得できます。
4-3. 更に「条件」のフローに Responders'Email 次の値に等しくない anonymousを指定します。こちらでメールの送信元がOffice 365 のアカウントを持ったユーザ (組織内のユーザ) であるかを判別します。

4-4. 今回は社内のユーザに通知したいので、「条件」の「はいの場合」に「メールの送信 (V2)」を設定します。宛先にResponders'Email(フォームを回答した社内のユーザのアドレス)を設定します。

これで、フローが起動した際にメールが送信されます。(件名・本文中の記入内容はご自由に！)